დ ე ბ უ ლ ე ბ ა
თბილისის სასწავლო უნივერსიტეტის „გორგასალი“ კანცელარიის შესახებ

    ზოგადი დებულებები

  1. წინამდებარე დებულება განსაზღვრავს კანცელარიის დანიშნულებას, მიზნებს, ამოცანებს, ფუნქციებს, პასუხისმგებლობასა და საქმიანობის საფუძვლებს.
  2. კანცელარია ახორციელებს უნივერსიტეტის დოკუმენტების მიღებასა და გაგზავნას, რეგისტრაციას, შემსრულებლებამდე დაყვანას, შენახვასა და დამუშავებას.
  3. კანცელარია უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფია და ექვემდებარება ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს.
  4. თავის საქმიანობაში კანცელარია ხელმძღვანელობს უნივერსიტეტის წესდებით, მოქმედი კანონმდებლობით, ნორმატიულ-სამართლებრივი აქტებით, ინსტრუქციით საქმისწარმოების შესახებ და წინამდებარე დებულებით.
  5. კანცელარიის მენეჯერს ნიშნავს და ათავისუფლებს თანამდებობიდან მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად უნივერსიტეტის რექტორი.
  6. კანცელარიის მენეჯერი:
    ხელმძღვანელობს კანცელარიის მთელ საქმიანობას, პასუხისმგებელია კანცელარიის ფუნქციებისა და ამოცანების დროულ და ხარისხიან შესრულებაზე;
    თავისი კომპეტენციის ფარგლებში;
    მონაწილეობს კანცელარიის საქმიანობის პერსპექტულ და მიმდინარე დაგეგმვაში, უშუალოდ კანცელარიის საქმიანობასთან დაკავშირებული ბრძანებების, განკარგულებებისა და სხვა დოკუმენტების მომზადებაში;
  7. კანცელარიის მენეჯერს გააჩნია იმ დოკუმენტებზე ხელმოწერის უფლება, რომლებიც უშუალოდ კანცელარიის კომპეტნციაშია და იგზავნება კანცელარიის სახელით;
  8. კანცელარია წარმართავს თავის საქმიანობას თანამოქმედებაში უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებთან და აგრეთვე თავისი კომპეტენციის ფარგლებში სხვა ორგანიზაციებთან;
  9. წინამდებარე დებულებას, კანცელარიის სტრუქტურასა და საშტატო განრიგს ამტკიცებს უნივერსიტეტის რექტორი.
  10. კანცელარიის ამოცანები

  11. უნივერსიტეტში საქმისწარმოების სისტემის სრულყოფა;
  12. კორესპოდენციის აღრიცხვა და რეგისტრაცია;
  13. დოკუმენტების მომზადება და გაფორმება არსებული წესებისა და სტანდარტების შესაბამისად;
  14. უნივერსიტეტში დოკუმენტების ბრუნვის სისტემის ოპტიმიზაცია;
  15. კონტროლი უნივერსიტეტში დოკუმენტების ნაკადის მოძრაობასა და დოკუმენტების შესრულებაზე;
  16. საქმისწარმოების ახალი მეთოდების დანერგვა, მათ შორის თანამედროვე ინფორმაციული ტექნოლოგიების გამოყენებით;
  17. მონაწილეობა თავისი კომპეტენციის ფარგლებში უნივერსიტეტის რექტორატის მმართველობითი გადაწყვეტილებების მომზადებასა და შესრულებაში.
  18. კანცელარიის ფუნქციები

  19. უნივერსიტეტის საქმიანობის დოკუმენტური უზრუნველყოფა;
  20. შემოსული და გასაგზავნი კორესპოდენციის დროული დამუშავება;
  21. დოკუმენტების შესრულების ვადებისა და მათი გაფორმების კონტროლი;
  22. მიმდინარე დოკუმენტების რეგისტრაცია, აღრიცხვა, შენახვა და გადაცემა უნივერსიტეტის შესაბამის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში, საქმეების ფორმირება და მათი შენახვა არქივში;
  23. უნივერსიტეტში საქმისწარმოების ინსტრუქციებისა და სხვა შესაბამისი ნორმატიულ-სამართლებრივი დოკუმენტების შემუშავება;
  24. უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში საქმისწარმოების მეთოდური ხელმძღვანელობა, არქივში ჩასაბარებელი საქმეების ფორმირების, მასალების დროული ჩაბარებისა დ შენახვის კონტროლი.
  25. სამსახურებრივი დოკუმენტების დამრავლება;
  26. მონაწილეობა თათბირების მომზადებაში, მათი ტექნიკური მომსახურების ორგანიზაცია;
  27. უნივერსიტეტის მიზნებთან და ამოცანებთან დაკავშირებული სხვა ფუნქციების შესრულება თავისი კომპეტენციის ფარგლებში.
  28. კანცელარიის უფლებები

  29. მიიღოს უნივერსიტეტში შემოსული დოკუმენტები და სხვა საინფორმაციო მასალები, გაცნობის, სისტემატიზებული აღრიცხვისა და საქმიანობაში გამოყენების მიზნით;
    მოითხოვოს და მიიღოს უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელებისგან კანცელარიის ამოცანებისა და ფუნქციების შესრულებისათვის აუცილებელი ინფორმაცია;
    თავისი კომპეტენციის ფარგლებში შეამოწმოს უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში საქმისწარმოების მდგომარეობა, შედეგები აცნობოს უნივერსიტეტის რექტორატს;
    დაუბრუნოს შემსრულებლებს ხელახლა დასამუშავებლად, დოკუმენტების არასწორად გაფორმებული პროექტები, დაეხმაროს მათ გამოვლენილი ნაკლოვანებების აღმოფხვრაში;
    შეიმუშაოს უნივერსიტეტში საქმისწარმოების სრულყოფის წინადადებები.
  30. კანცელარიას გააჩნია თავისი მრგვალი ბეჭედი წარწერით „თბილისის სასწავლო უნივერსიტეტი „გორგასალი“ კანცელარია.
  31. პასუხისმგებლობა

  32. კანცელარიის მენეჯერს ეკისრება პერსონალური პასუხისმგებლობა:
    კანცელარიის ფუნქციების ადა ამოცანების შესრულებაზე;
    კანცელარიის საქმიანობის ორგანიზაციაზე, მის პროფილთან უშუალოდ დაკავშირებული ბრძანებების, დავალებების, მოქმედი ნორმატიულ-სამართლებრივი აქტების დროულ და კვალიფიციურ შესრულებაზე;
    მიღებული დოკუმენტების დაცულობაზე;
    კანცელარიის საქმიანობის შესახებ უტყუარი სტატისტიკური და სხვა ინფორმაციის პერიოდულ მომზდებაზე;
    კანცელარიის მზადყოფნაზე საგანგებო სიტუაციებში საქმიანობისათვის.